2025.07.09 | プレスリリース 【プレスリリース】イベント管理システムQ-PASS、7/11より「出展者管理機能」を提供開始

この度、コプロシステムでは、出展者募集を行う大型展示会の開催企業向け機能「出展者管理機能」を2025年7月11日(金)にリリースいたします。

導入実績1,500件、利用社数も500社を超え、利用されるイベント種類の拡大を背景に、「出展者管理機能」では、出展者の申込・書類の提出・オプションメニューの申込・情報管理といった大型展示会特有の煩雑な業務をサポートいたします。イベント主催者と出展者の間で交わされる多くのやりとりを一括でシステム管理でき、主催者・出展者どちらの担当者の業務負担も軽減します。

従来のイベントの来場者管理だけでなく、イベント運営全体をサポートする機能が追加となり、Q-PASSは「イベント管理システム」へと進化します。

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※7月11日(金)朝10時オープン

累計導入企業500社、導入イベント数1,500件を突破！
利用されるイベントの幅が広がるQ-PASSの従来機能「来場者管理機能」

「Q-PASS」は、イベントや展示会における申込フォームの作成から来場者情報の管理、受付用QRコードの自動発行、当日の来場状況などを一元管理できる来場者管理機能をもつシステムです。誰でもわかりやすいUI、スマホで受付ができる専用アプリ、万全のセキュリティ体制を特徴としており、合同展示会、プライベートショー、セミナー・カンファレンス、パーティ等の社内イベント、研修・勉強会、教育・就職系イベント、toC向けイベント、広報イベント、自治体イベントなど、ビジネスシーンから一般参加型までさまざまなイベントに導入されてきました。機材レンタルやイベントで利用する各種ツールのデザイン制作といった関連業務の対応も可能で、2025年6月現在、累計500社以上・1,500件超のイベントで導入されてきました。

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※QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。

出展者を擁する総合展示会やＥＸＰＯ主催者向け「出展者管理機能」で、
さまざまな情報のやり取りを一元管理！

■大型イベントの運営をさらに効率的に、よりイベントを開催しやすく。

今回新たに加わる『出展者管理機能』では、出展者の申込・書類提出・オプション申込・情報管理・個別ブースでの来場受付といった大型展示会特有の煩雑な業務をサポートいたします。

従来の展示会運営では、出展者からの申込情報や提出書類が複数の手段（フォーム・Excel・郵送・メールなど）に渡り、「情報の散在」「管理ミス」「進捗の把握不足」などが発生しやすく、現場の業務負担が大きな課題となっていました。

そこで各種申込情報や申込にまつわるコミュニケーションをQ-PASS上で一元管理することで、主催者の業務負担を大幅に軽減、また出展者にとっても社内における情報共有をスムーズにすることができます。

■ 出展者管理でご利用いただける主な機能

１，出展者情報管理
出展者が自ら入力できる専用応募フォームを開設し、申込内容は自動でデータベース化され、審査・承認もオンラインで完結。各種費用もすべて一括で管理・把握することができます。

２，出展者マイページ発行
各種情報はマイページを通して出展者と共有します。

３，オプション申込管理
電源・備品・お弁当など、出展に伴うオプション申請をマイページ内専用フォームから受け付け。申込内容や費用は一括で管理・集計可能です。

４，書類提出管理
出展者が書類をマイページから提出可能です。書類のテンプレートをアップロードしておくことも可能。書類提出状況も管理画面で一元把握できます。

５，メール配信機能
テンプレートを事前登録しての自動配信メールの設定が可能。一括配信や絞り込み配信に対応します。もちろん個別配信も可能。タイマー設定も可能で、通知忘れなどのミスを削減します。

６，ブース単位での来場受付
開催日には、出展者（ブース）ごとにQRコードでのチェックインが可能。出展者（ブース）単位の来場者データを取得・出力し、出展者に共有可能。出展効果の可視化を支援します。

■今後も続く出展者管理機能の拡充

今後もさらに機能拡充を予定しています。詳細は別途、弊社Webサイト等でお知らせいたします。

▼8月末
●展示会内でのアワード参加申請等にご利用いただける「各種申請機能」の追加
●マイページ内でお知らせを表示する「お知らせエリア」の追加

▼10月末
●「出展者アプリ」のリリース
●「ブースでの受付機能」追加
●主催者から出展者への「アンケート機能」追加
●自社ブースへの来場者データがわかる「ブース来場者のデータダウンロード機能」追加
●「出展者スタッフのアクセス権限設定機能」追加

■費用

※出展者の登録社数によって従量課金となりますので、詳細はお問合せください。

■展示会を「来場者」だけでなく「出展者」までカバーするQ-PASSへ

今回のアップデートにより、Q-PASSは来場者だけでなく出展者の受付・情報管理・現場対応まで一気通貫で支援する展示会向けシステムへと進化します。

来場者情報と出展者情報を共通のシステムで管理することにより、主催者は各ブース（出展者）への来場者データの受け渡しをはじめとするきめ細かな情報連携やスムーズなやりとりが可能になります。

これからも、イベント主催者様や出展者様の負担軽減と運営の質の向上を強力にサポートしてまいります。

「イベント管理システム」としてのQ-PASSのこれから

イベント市場が拡大する中で、スモールイベント・プライベートショー中心にご利用いただいてきたQ-PASSですが、コロナ禍以降イベント自体の開催機会も増え、総合展示会のような大きなイベントでも導入いただけるようになってまいりました。

そうしたなかで、来場者だけでなく、出展者管理の業務をはじめ、イベント業務を包括的にサポートすることがサービスとしての価値に繋がると考え、今回の出展者管理機能の開発に至りました。

今回の機能をご提供することで、主催者のコミュニケーションコストの削減につながり、ひいては、人的コストの削減、イベント業務に携わる皆さんの労働環境改善につながると考えています。

今回のアップデートで、来場者管理システムからイベント管理システムへと進化したQ-PASSですが、人が集まるところの管理・運営をするサービスとして、これからもさらに機能拡充してまいります。

今後も、これまでにないイベント体験をしてもらうための取り組みを進めてまいります。ぜひQ-PASSにご期待ください。

株式会社コプロシステムについて

1998年の創業から25年超、クライアント企業の事業成長の伴走者として、マーケティング戦略立案からシステム開発、プロモーション実行支援、WEBサイト・コンテンツ制作支援、EC物流支援、海外人材支援といった幅広い領域でサービスをご提供しています。

来場者管理システム「Q-PASS」に加え、オンライン研修システム「Q-LEARNING」、小規模EC事業者向け物流代行サービス「KOMPO」、自社ECサイト制作・運営代行サービス「EC-BOX」といったパッケージサービスも運営しています。

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