SECURITY

個人情報保護方針

個人情報は、個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきものであり、その有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護することが求められています。当社は、個人情報を適切に保護することが情報処理サービス企業としての社会的責務であると考え、次の取り組みを推進いたします。なお、特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針については、別途「特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針」を制定し遵守いたします。

  1. 当社は、事業内容に適した個人情報保護マネジメントシステムを確立・実施・維持・改善し、個人情報を安全かつ適正に取扱いいたします。
  2. 当社は、個人情報の取得、利用、提供を行う場合には、特定された利用目的の達成に必要な範囲内でこれを行うこととし、目的外利用は行いません。また、そのために適切な措置を講じます。
  3. 当社は、個人情報保護の重要性について、全従業者に対する教育啓発活動を実施するほか、個人情報保護の管理責任者を置き、適切な管理体制を確立いたします。
  4. 当社は、セキュリティ対策をはじめとする安全対策を講じ、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及びこれらのリスクに対する対策の実施及び是正に努めます。
  5. 全従業者は、個人情報の取扱いにおいて個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。
  6. 当社は、当社の個人情報の取扱い及び個人情報保護マネジメントに関して、ご本人からの苦情及びご相談を受け付けるため、「個人情報の取扱いに関するお問い合わせ係」を設置します。
  7. 当社は、業務内容及び環境の変化等に伴い、個人情報保護マネジメントシステムの内容を継続的に見直し、改善いたします。

以上
制定日:2003年4月1日
改訂日:2015年12月1日

株式会社コプロシステム
代表取締役 最高経営責任者 金田 浩邦

プライバシーマークについて

プライバシーマーク

当社は、2005年7月に一般財団法人日本情報経済社会推進協会(旧 財団法人日本情報処理開発協会)より個人情報について適切な管理が行われている企業に与えられる「プライバシーマーク」の付与認定を受けました。

「個人情報保護方針」に関するお問い合わせ先

当社の個人情報保護方針に関するお問い合わせにつきましては、下記までお願いいたします。
なお直接のご来訪については承っておりませんので、何卒ご理解くださいますようお願いいたします。

<株式会社コプロシステム 個人情報保護方針お問い合わせ係>
〒141-0022
東京都品川区東五反田1-6-3 いちご東五反田ビル4F
TEL:03-5449-2731 / FAX:03-5424-4060
電子メール:

※電話による受付時間は、当社の営業日の午前10時00分から午後5時00分までとさせていただきます。

個人情報の取扱いについて

当社は上記の個人情報保護方針に基づき、以下の方法で個人情報を取扱いいたします。

個人情報の利用目的

当社は、総合的な業務プロセスアウトソーシングサービス業を営んでいることから、お客様からのデータベースの構築運用管理、業務代行支援などの各種情報処理サービスを委託されることに伴いお預かりする個人情報を、委託された情報処理サービスをお客様に提供するために必要な利用目的の達成に必要な範囲においてのみ利用いたします。
今後、これらの利用目的を変更する場合は、速やかに当社ホームページにて公表いたします。

個人情報の類型 利用目的
データベース構築運営支援サービスの実施に関して、個人情報の委託を受ける場合の個人情報 顧客データベースなど各種データベースの構築、データベースマーケティング、データベース運用業務支援などのサービス及びこれらに付帯する情報システムの 構築運営、データ管理及び入出力、印刷出力、データ伝送等のサービスを行うために委託された情報について、委託者である企業、その他各種法人、各種営利非 営利の団体等の業務委託契約に定める業務を履行するため。
キャンペーン・ファンクラブ事務局支援サービスの実施に関して、個人情報の委託を受ける場合の個人情報 販売促進キャンペーン、各種セミナー、ファンクラブなどの受付及び事務局業務支援などのサービス及びこれらに付帯する電話・FAX・はがき等による受付、 データ管理及び入出力、印刷出力等のサービスを行うために委託された情報について、委託者である企業、その他各種法人、各種営利非営利の団体等の業務委託 契約に定める業務を履行するため。
資料請求、アンケート集計、ダイレクトメール発送代行支援サービスの実施に関して、個人情報の委託を受ける場合の個人情報 資料やサンプルの請求、アンケート集計、ダイレクトメール発送代行などに関連する業務支援などのサービス及びこれらに付帯するはがき・FAX等による受 付、データ入出力、印刷出力、封入発送等のサービスを行うために委託された情報について、委託者である企業、その他各種法人、各種営利非営利の団体等の業 務委託契約に定める業務を履行するため。
展示会受付及び来場者管理業務支援サービスの実施に関して、個人情報の委託を受ける場合の個人情報 展示会受付及び来場者管理業務支援などのサービス及びこれらに付帯する情報システムの構築運営、データ管理及び入出力、印刷出力等のサービスを行うために 委託された情報について、委託者である企業、その他各種法人、各種営利非営利の団体等の業務委託契約に定める業務を履行するため。
テレマーケティング業務の実施に関して、個人情報の委託を受ける場合及びテレマーケティング業務にて取得した個人情報 テレマーケティングサービスとこれに付随するサービスを行うために委託された情報及びテレマーケティング業務にて取得した個人情報について、委託者である企業、その他の各種法人、各種営利非営利の団体等の業務委託契約に定める業務を履行するため。
テレマーケティング業務の電話対応時においては、内容の正確な把握と電話対応品質向上のため、通話を録音させていただく場合があります。
弊社インターネットサービスご利用会員の個人情報 インターネットサービスの運営に必要な業務処理やご連絡。
インターネットサービスに関連する資料送付、情報提供、アンケート調査のため。
お取引先、提携先など当社に関係する企業ご担当者様等の個人情報 当社に委託された業務や希望されたサービスの遂行及び提供に必要な連絡対応、関連資料送付、顧客満足度調査送付、その他当社からの情報提供、経理業務等 を行うため。
採用における個人情報 当社の求人募集に応募の際に提供された個人情報は、採用についてのご連絡や資料の発送など当社の採用活動に利用するため。
従業員(退職者を含む)及びその家族に関する個人情報 雇用、人事管理、福利厚生、安全衛生など当社の業務執行及び健康保険組合、官公庁などへの届出・報告のため。
弊社セミナーに参加又は参加申込みされた方の個人情報 セミナーの運営に必要な業務処理やご連絡。
セミナーや弊社サービスに関連する資料送付、情報提供、アンケート調査のため。
弊社へのお問い合わせやご依頼のために取得した情報 お問い合わせやご依頼に関する連絡、対応管理、関連資料の送付などのため。

個人情報の適切な管理

個人情報の管理責任者を設置し、その役割を明確にして、個人情報の安全管理について必要かつ適切な監督を行います。また、個人情報保護に関して必要な組織的・人的・物理的・技術的な安全管理措置を講じ、個人情報の漏えい、滅失又はき損を防止いたします。

個人情報の提供

当社は次の場合を除き、個人情報をご本人の同意なしに第三者に提供することはありません。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
  3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
  4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

個人情報の開示等の求めに応じる手続きについて

当社は、開示対象個人情報のご本人又はその代理人から、利用目的の通知、開示、訂正・追加又は削除、利用の停止・消去又は第三者への提供の停止(以下、「開示等」という。)のお申し出があった場合、ご本人からのお求めであることを確認した後(代理人による請求の場合はその適切性を確認した後)、後述する「不開示等の理由」に該当しない事項については、遅滞なくお申し出に応じることといたします。 なお、次の場合は、不開示等とさせていただき、不開示等の決定をした場合はその理由を、請求者にご通知いたします。

  • <不開示等の理由>
    1. ご本人又はその代理人であることが確認できないとき
    2. 所定の書類に不備があった場合
    3. ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
    4. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    5. 他の法令に違反することとなる場合
    6. 当社の開示対象個人情報に該当しない場合

<「開示等」の求めのお申出先>

開示等の求めを行う場合は【開示対象個人情報開示等請求書】をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上、必要な書類を同封して、以下の担当係までご郵送ください。
開示等の求めに関しては、郵送以外のお申出はお受け致しかねますので、予めご了承下さい。

(郵送先)

〒141-0022
東京都品川区東五反田1-6-3 いちご東五反田ビル4F
株式会社コプロシステム 
管理本部 個人情報開示等請求受付係

<「開示等」の求めに際してご提出いただく書面・方式等>

当社所定の申請書【開示対象個人情報開示等請求書】に必要事項を記入の上、本請求書に記載された本人確認のための書類を同封して、前記の担当係までご郵送ください。
開示等の求めは、代理人による場合も受けさせて頂きます。代理人による場合は、本請求書に記載された代理人を証明する書類を加えて同封の上、前記の担当係までご郵送ください。

(所定の請求書)

【開示対象個人情報開示等請求書】(PDF)

<「開示等」の求めに関する費用>

開示等の求めに対する手数料は徴収致しませんが、証明書等を取得するための費用、請求書の郵送費等、請求に必要な費用についてはご請求者様でご負担ください。なお、郵送料着払いや郵送料が不足していた場合は、その旨をご連絡させて頂きますが、所定の期間内に郵送料を送付いただけない場合は、開示の求めがなかったものとして対応させて頂き、請求書類は3ヶ月保存後に弊社で廃棄させていただきます。

<「開示等」の求めに対する回答方法>

原則として請求書の請求人(本人)欄(代理人による請求の場合は、代理人欄)にご記入頂いた住所宛、書面によってご回答申し上げますが、内容によってはお電話または電子メールによるご回答をさせていただく場合がございます。

<開示等のご請求に関して取得した個人情報の利用目的>

開示等のご請求に伴いご提出いただいた請求書、本人確認書類等の個人情報は、開示等のご請求に対応する範囲にのみ利用いたします。ご提出いただいた書類は、開示等のご請求に対する回答が終了した後、1年間保存し、その後弊社にて廃棄させていただきます。なお、書類のご返却はいたしかねますのでご了承くださいますようお願い申し上げます。

当社のウェブサイトについて

当社のウェブサイトは個人情報を開示することなく訪問することができ、クッキー(Cookie)などページを参照しただけで個人情報を収集する技術は利用しておりません。たとえば、当社では、ウェブサイトのどのページへの訪問が多いのかといった統計的な傾向を分析することがありますが、その分析のための情報に個人情報が含まれることはありません。当社のウェブサイト中のE-mailアドレスに電子メールを送信された場合、または各種お問い合わせフォームよりご連絡いただいた場合、その個人情報はお問い合わせいただいた内容に対応するために必要な範囲内でのみ利用することとし、目的外利用やご本人の承諾なく第三者に提供することはございません。また、社外に漏えいすることがないように適切に管理を行っております。

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ窓口について

当社の個人情報の取扱いに関する各種お問い合わせ、苦情・ご相談等につきましては、下記までお願いいたします。お問い合せの内容によりましては、必要な書類の提出や質問へのご回答をお願いすることがあります。
なお直接のご来訪については承っておりませんので、何卒ご理解くださいますようお願いいたします。

<株式会社コプロシステム 個人情報の取扱いに関するお問い合わせ係>
〒141-0022
東京都品川区東五反田1-6-3 いちご東五反田ビル4F
個人情報保護管理責任者 取締役 管理本部長
TEL:03-5449-2731 / FAX:03-5424-4060
電子メール:

※電話による受付時間は、当社の営業日の午前10時00分から午後5時00分までとさせていただきます。

当社が対象事業者となっている「認定個人情報保護団体」の名称および苦情の解決の申し出先

当社は、「個人情報保護法」第37条に規定された「認定個人情報保護団体」として認定された、一般財団法人日本情報経済社会推進協会の対象事業者となっています。
当社の個人情報の取扱等についての苦情につきましては、下記まで直接お問い合わせいただくことができます。

認定個人情報保護団体の名称 一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情解決の連絡先 個人情報保護苦情相談室
〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
03-5860-7565 または 0120-700-779

弊社は『プライバシーマーク制度』と『ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)適合性評価制度』を取得しています。

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